WESTPORT ELECTRIC CORPORATION

A.  Latar Belakang Masalah

Pada akhir musim gugur tahun 1987, Peter Ensign, pengendali Westport Electric, Michael Kelly, manajer departemen anggaran ( melapor pada Ensign ), dan James King, supervisor bagian anggaran stafadministratif ( melapor pada Kelly ) sedang mendiskusikan masalah yang diajukan oleh King. Dalam tinjauan anggaran tahun 1988 untuk bermacam kantor staf administratif, King merasa terganggu oleh kenaikan pengeluaran yang sedang diusulkan. Dia percaya, secara terpisah, usulan kenaikan di dua kantor tidaklah beralasan. Yang menjadi perhatian utama King bagaimanapun, adalah proses secara keseluruhan yang meninjau dan menyetujui anggaran staf administratif. Tujuan pertemuan adalah untuk mendiskusikan apa yang seharusnya dilakukan terhadap dua anggaran dalam pertanyaan yang menyadari revisi apa yang seharusnya dibuat dalam prosedur persetujuan staf administratif.

Westport Electric merupakan salah satu perusahaan raksasa di AS yang memproduksi dan menjual listrik serta produk elektronik. Penjualan pada tahun 1983 melampui $9 M, dan laba setelah pajak melebihi $750 juta. Kegiatan operasi perusahaan dibagi kedalam empat group, masing-masing dikepalai wakil presiden grup. Grup-grup ini terdiri dari : Grup-grup ini terdiri dari: Grup pembangkit listrik dan transmisi, Grup perkakas rumah tangga, Grup militer dan ruang angkasa, Grup elektronika.

Pada tingkat perusahaan terdapat staf riset pengembangan dan 6 staf administratif kantor, masing-masing dikepalai oleh wakil presiden yaitu : Keuangan,Hubungan industry, Hukum, Pemasaran, Manufaktur, Hubungan masyarakat.

Dalam WEC, Ensign, kontroler, melaporkan kepada wakil presiden bidang keuangan. Yang memberi laporan padanya adalah Kelly, yang berwenang atas departemen anggaran. Yang melaporkan kepada Kelly adalah King, yang berwenang atas bagian staf administrative

Dalam Penyampaian Informasi, Pada awal musim semi setiap tahun, departemen anggaran mengeluarkan instruksi dan jadwal untuk persiapan, peraturan, dan persetujuan anggaran untuk tahun berikutnya. Karena yang diperhatikan dalam kasus ini adalah anggaran staf administratif, deskripsi akan dibatasi pada sifat penyampaian informasi oleh masing-masing staf administratif.

Meskipun King tidak menyatakan secara terus terang permasalahan ini, King dan yang lainnya khawatir terdapat ketidakselarasan tujuan antara kegiatan kantor staf administrative dan pendapatan bagi perusahaan. Ia melihat bahwa setiap pegawai staf administrative menginginkan operasi yang terbaik di seluruh daerah, dan yang terburuk adalah keinginan yang sederhana dalam membangun sebuah kerajaan. Meskipun demikian, sekalipun operasi yang terbaik mungkin menghabiskan biaya yang lebih besar daripada nilainya dalam hal peningkatan laba. Ia juga khawatir tentang kemampuan presiden dan wakil presiden eksekutif dalam hal mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas dari kantor staf atau dalam memutuskan ada tidaknya aktivitas tambahan yang benar-benar bermanfaat. Meskipun demikian, King yakin bahwa penting bagi seseorang untuk mengevaluasi proposal anggaran secara kritis, seperti yang mereka lakukan pada tingkat divisi.

B.  Permasalahan

Permasalahan yang terdapat pada Westport Electronic Corporation adalah Dalam pertemuan, James King, pengawas anggaran staf bagian administrasi Westport Electric Corporation, produsen besar dan penjual produk listrik dan elektronik, sedang mendiskusikan ketidaksenangannya dengan kenaikan yang diusulkan dalam anggaran dari kantor. Menurut dia, ini tidak dibenarkan dan indikasi yang jelas tentang kesalahan dalam sistem anggaran perusahaan. Saat ini perusahaan memiliki enam kantor staf seperti yang disebutkan dan mereka bertugas untuk memberikan saran kepada manajemen puncak dan divisi operasi serta kantor staf lain. Mereka juga berkoordinasi antara divisi tergantung pada bidang aktivitas mereka. Kantor-kantor staf dianggarkan menggunakan persetujuan anggaran perusahaan prosedur, yang menurut beberapa pejabat seperti King, membutuhkan banyak perbaikan. 

C.  Alternatif Pemecahan Masalah

Ø  Jika perusahaan ingin tetap mengadakan pelatihan dengan menyetujui jumlah kenaikan anggaran yang diusulkan, sebaiknya ada peningkatan output yang dihasilkan staff dari pelatihan tersebut.

Ø  Jika output staff yang mengikuti pelatihan tersebut dengan staff yang tidak mengikuti pelatihan adalah sama, maka sebaiknya tidak perlu diadakan pelatihan lagi. Dan anggaran yang seharusnya untuk pelatihan, dapat dialihkan untuk kegiatan operasional lainnya yang dapat memberikan output yang lebih besar.

Ø  Dalam Westport Electric Corporation harus memperbaiki system pengedalian manajemennya untuk lebih meningkatkan kinerja per lininya.

Ø  Westport Electric Corporation harus lebih meningkatkan kualitas fungsi departemen anggaran agar lebih jujur dalam melakukan penyajian anggaran.

Ø  Westport Electric Corporation harus melakukan analisis dalam evaluasi anggaran agar anggaran yang diberikan tepat sasaran tidak terjadinya penggelapan anggaran , dan sebagainya.

Ø   Westport Electric Corporation harus melakukan kunjungan atau pengawasan dari staf kontroler pusat.

Ø  Westport Electric Corporation harus mendesain ulang struktur pengendalian manajemennya.

Ø  Dalam Westport Electric Corporation harus lebis jelas dalam penjelasan mengenai perubahan.

Ø  Dalam Westport Electric Corporation harus membuat dan merencanakan anggaran lebis jelas berdasarkan kegiatan

Ø  Westport Electric Corporation dalam pengopersionalnya harus membuat anggaran berdasarkan klasifikasi beban.

Ø  Dalam mengangkat atau merekrut staf legal Westport Electric Corporation harus melihat skill dan kepribadiannya.

Ø  Perlunya membuat kebijakan baru dalam Westport Electric Corporation agar perusahaan tersebut dapat berjalan sesuai dengan tujuan awal Westport Electric Corporation.

Ø  Westport Electric Corporation harus melakukan evaluasi yang berkenan dengan masalah yang terjadi pada Westport Electric Corporation.

Ø  Presiden Westport Electric Corporation harus lebih teliti dalam menerima dan menandatangani semua anggaran dan tidak langsung menyetujui semua anggaran tersebut terlebih dahulu di pertimbangkan dahulu.

D.   Pemecahan Masalah

Westport Electric merupakan salah satu perusahaan raksasa di AS yang memproduksi dan menjual listrik serta produk elektronik. Penjualan pada tahun 1983 melampui $9 M, dan laba setelah pajak melebihi $750 juta. Kegiatan operasi perusahaan dibagi kedalam empat group, masing-masing dikepalai wakil presiden grup. Grup-grup ini terdiri dari : Grup-grup ini terdiri dari: Grup pembangkit listrik dan transmisi, Grup perkakas rumah tangga, Grup militer dan ruang angkasa, Grup elektronika.

Pada tingkat perusahaan terdapat staf riset pengembangan dan 6 staf administratif kantor, masing-masing dikepalai oleh wakil presiden yaitu : Keuangan,Hubungan industry, Hukum, Pemasaran, Manufaktur, Hubungan masyarakat.

Dalam WEC  Masing-masing staf bertanggung jawab untuk menyediakan saran bagi manajemen puncak perusahaan menurut bidangnya. Disamping itu seluruh staf wakil presiden merupakan anggota komite pengambil kebijaksanaan, pembuat keputusan tertinggi dalam perusahaan. Masing-masing kantor staf memberikan saran kepada divisi operasi dan dalam beberapa peristiwa kepada kantor staf lainnya. (sebuah contoh berikut merupakan saran dari staf legal yang mungkin diberikan kepada staf keuangan berkenaan dengan dijalankannya suatu kontrak). Dalam teori, setidaknya divisi operasi dapat menerima atau menolak saran yang diberikan selama mereka melihatnya tepat. Dalam banyak kasus tidak terdapat persyaratan formal bahwa divisi operasi harus mencari saran dari staf pusat. Pada kenyataannya, bagaimanapun saran dari kantor staf biasanya membawa kesungguhan dan manajer divisi jarang mengabaikan.

Kantor staf memiliki tanggung jawab untuk mengkoordinasikan area kegiatan antar divisi. Besarnya koordinasi berbeda, sangat tergantung pada ruang lingkup kegiatan. Sebagai contoh staf keuangan jumlah terbesar dari koordinasi ini yang dilakukan, sebab hal penting untuk membangun dan memelihara sebuah sistem akuntansi dan pengendalian anggaran. Pada sisi yang lain, staf bidang hukum dan hubungan publik tidak memiliki perwakilan secara langsung dalam aktivitas divisi.

Dalam Penyampaian Informasi, Pada awal musim semi setiap tahun, departemen anggaran mengeluarkan instruksi dan jadwal untuk persiapan, peraturan, dan persetujuan anggaran untuk tahun berikutnya. Karena yang diperhatikan dalam kasus ini adalah anggaran staf administratif, deskripsi akan dibatasi pada sifat penyampaian informasi oleh masing-masing staf administratif.

Dalam Westport Electric Corporation harus  menunjukkan informasi yang sama seperti jadwal sebelumnya, kecuali bahwa informasi ini terbatas bagi komponen organisasi tertentu. Tujuan skedul ini adalah untuk menunjukkan aktivitas mana yang sedang meningkat, yang mana yang menurun, dan mana yang merupakan aktivitas baru yang akan diusulkan.

Jadwal ini sebenarnya sebuah surat yang disertakann pada proposal anggaran dan menjelaskan alasan mengenai anggaran yang diusulkan. Penjelasan dibagi kedalam kategori berikut: (1) Perubahan perekonomian (misalnya perubahan pada tingkatan umum gaji dan bahan baku), (2). Peningkatan atau penurunan dalam kegiatan yang ada, (3). Penambahan aktivitas baru dan penghapusan aktivitas yang lama.

Fungsi departemen anggaran dalam Westport Electric Corporation  menjalankan anggaran staf administratif telah menentukan jadwal yang disampaikan dan jadwal bagi pelaksanaannya dan  “untuk memeliharan kejujuran penyajian”. Dalam mengisi fungsi terakhir, departemen anggaran menganalisis dan mengajukan serta meyakinkan bahwa fakta-fakta dinyatakan dinyatakan secara benar. Misalnya, mereka memeriksa untuk meyakinkan peningkatan yang sejalan dengan perubahan perekonomian adalah kurang  atau jika beberapa kegiatan yang ada telah dihilangkan, mereka meyakinkan bahwa biaya kegiatan ini ditunjukkan sebagai pengurangan sehingga penghematan biaya tidak dapat digunakan untuk menyembunyikan peningkatan aktivitas lainnya.

Pada tingkat divisi seharusnya Westport Electric Corporation melakukan analisis anggaran memberikan pengaruh terhadap seluruh tingkat efisiensi yang ditampilkan dalam anggaran operasi.

 matamultibook.blogspot.com