A. Latar Belakang Masalah
Pada akhir musim gugur tahun 1987, Peter
Ensign, pengendali Westport Electric, Michael Kelly, manajer departemen
anggaran ( melapor pada Ensign ), dan James King, supervisor bagian anggaran
stafadministratif ( melapor pada Kelly ) sedang mendiskusikan masalah yang
diajukan oleh King. Dalam tinjauan anggaran tahun 1988 untuk bermacam kantor
staf administratif, King merasa terganggu oleh kenaikan pengeluaran yang sedang
diusulkan. Dia percaya, secara terpisah, usulan kenaikan di dua kantor tidaklah
beralasan. Yang menjadi perhatian utama King bagaimanapun, adalah proses secara
keseluruhan yang meninjau dan menyetujui anggaran staf administratif. Tujuan
pertemuan adalah untuk mendiskusikan apa yang seharusnya dilakukan terhadap dua
anggaran dalam pertanyaan yang menyadari revisi apa yang seharusnya dibuat
dalam prosedur persetujuan staf administratif.
Westport Electric merupakan salah satu
perusahaan raksasa di AS yang memproduksi dan menjual listrik serta produk
elektronik. Penjualan pada tahun 1983 melampui $9 M, dan laba setelah pajak
melebihi $750 juta. Kegiatan operasi perusahaan dibagi kedalam empat group,
masing-masing dikepalai wakil presiden grup. Grup-grup ini terdiri dari : Grup-grup
ini terdiri dari: Grup pembangkit listrik dan transmisi, Grup
perkakas rumah tangga, Grup militer dan ruang angkasa, Grup elektronika.
Pada tingkat perusahaan terdapat staf
riset pengembangan dan 6 staf administratif kantor, masing-masing dikepalai
oleh wakil presiden yaitu : Keuangan,Hubungan industry, Hukum, Pemasaran, Manufaktur,
Hubungan masyarakat.
Dalam WEC, Ensign, kontroler, melaporkan
kepada wakil presiden bidang keuangan. Yang memberi laporan padanya adalah Kelly,
yang berwenang atas departemen anggaran. Yang melaporkan kepada Kelly adalah
King, yang berwenang atas bagian staf administrative
Dalam Penyampaian Informasi, Pada awal
musim semi setiap tahun, departemen anggaran mengeluarkan instruksi dan jadwal
untuk persiapan, peraturan, dan persetujuan anggaran untuk tahun berikutnya.
Karena yang diperhatikan dalam kasus ini adalah anggaran staf administratif,
deskripsi akan dibatasi pada sifat penyampaian informasi oleh masing-masing
staf administratif.
Meskipun King tidak menyatakan secara
terus terang permasalahan ini, King dan yang lainnya khawatir terdapat
ketidakselarasan tujuan antara kegiatan kantor staf administrative dan
pendapatan bagi perusahaan. Ia melihat bahwa setiap pegawai staf administrative
menginginkan operasi yang terbaik di seluruh daerah, dan yang terburuk adalah
keinginan yang sederhana dalam membangun sebuah kerajaan. Meskipun demikian,
sekalipun operasi yang terbaik mungkin menghabiskan biaya yang lebih besar
daripada nilainya dalam hal peningkatan laba. Ia juga khawatir tentang
kemampuan presiden dan wakil presiden eksekutif dalam hal mengevaluasi tingkat
efisiensi dan efektivitas dari kantor staf atau dalam memutuskan ada tidaknya
aktivitas tambahan yang benar-benar bermanfaat. Meskipun demikian, King yakin
bahwa penting bagi seseorang untuk mengevaluasi proposal anggaran secara
kritis, seperti yang mereka lakukan pada tingkat divisi.
B. Permasalahan
Permasalahan yang terdapat pada Westport
Electronic Corporation adalah Dalam pertemuan, James King, pengawas anggaran
staf bagian administrasi Westport Electric Corporation, produsen besar dan
penjual produk listrik dan elektronik, sedang mendiskusikan ketidaksenangannya
dengan kenaikan yang diusulkan dalam anggaran dari kantor. Menurut dia,
ini tidak dibenarkan dan indikasi yang jelas tentang kesalahan dalam sistem
anggaran perusahaan. Saat ini perusahaan memiliki enam kantor staf seperti
yang disebutkan dan mereka bertugas untuk memberikan saran kepada manajemen
puncak dan divisi operasi serta kantor staf lain. Mereka juga
berkoordinasi antara divisi tergantung pada bidang aktivitas mereka.
Kantor-kantor staf dianggarkan menggunakan persetujuan anggaran perusahaan
prosedur, yang menurut beberapa pejabat seperti King, membutuhkan banyak
perbaikan.
C. Alternatif Pemecahan Masalah
Ø Jika
perusahaan ingin tetap mengadakan pelatihan dengan menyetujui jumlah kenaikan
anggaran yang diusulkan, sebaiknya ada peningkatan output yang dihasilkan staff
dari pelatihan tersebut.
Ø Jika
output staff yang mengikuti pelatihan tersebut dengan staff yang tidak
mengikuti pelatihan adalah sama, maka sebaiknya tidak perlu diadakan pelatihan
lagi. Dan anggaran yang seharusnya untuk pelatihan, dapat dialihkan untuk
kegiatan operasional lainnya yang dapat memberikan output yang lebih besar.
Ø Dalam
Westport Electric Corporation harus memperbaiki system pengedalian manajemennya
untuk lebih meningkatkan kinerja per lininya.
Ø Westport
Electric Corporation harus lebih meningkatkan kualitas fungsi departemen
anggaran agar lebih jujur dalam melakukan penyajian anggaran.
Ø Westport
Electric Corporation harus melakukan analisis dalam evaluasi anggaran agar
anggaran yang diberikan tepat sasaran tidak terjadinya penggelapan anggaran ,
dan sebagainya.
Ø Westport Electric Corporation harus melakukan
kunjungan atau pengawasan dari staf kontroler pusat.
Ø Westport
Electric Corporation harus mendesain ulang struktur pengendalian manajemennya.
Ø Dalam
Westport Electric Corporation harus lebis jelas dalam penjelasan mengenai
perubahan.
Ø Dalam
Westport Electric Corporation harus membuat dan merencanakan anggaran lebis
jelas berdasarkan kegiatan
Ø Westport
Electric Corporation dalam pengopersionalnya harus membuat anggaran berdasarkan
klasifikasi beban.
Ø Dalam
mengangkat atau merekrut staf legal Westport Electric Corporation harus melihat
skill dan kepribadiannya.
Ø Perlunya
membuat kebijakan baru dalam Westport Electric Corporation agar perusahaan
tersebut dapat berjalan sesuai dengan tujuan awal Westport Electric
Corporation.
Ø Westport
Electric Corporation harus melakukan evaluasi yang berkenan dengan masalah yang
terjadi pada Westport Electric Corporation.
Ø Presiden
Westport Electric Corporation harus lebih teliti dalam menerima dan
menandatangani semua anggaran dan tidak langsung menyetujui semua anggaran
tersebut terlebih dahulu di pertimbangkan dahulu.
D.
Pemecahan
Masalah
Westport Electric merupakan salah satu perusahaan
raksasa di AS yang memproduksi dan menjual listrik serta produk elektronik.
Penjualan pada tahun 1983 melampui $9 M, dan laba setelah pajak melebihi $750
juta. Kegiatan operasi perusahaan dibagi kedalam empat group, masing-masing
dikepalai wakil presiden grup. Grup-grup ini terdiri dari : Grup-grup ini
terdiri dari: Grup pembangkit listrik dan transmisi, Grup perkakas
rumah tangga, Grup militer dan ruang angkasa, Grup elektronika.
Pada tingkat perusahaan terdapat staf
riset pengembangan dan 6 staf administratif kantor, masing-masing dikepalai
oleh wakil presiden yaitu : Keuangan,Hubungan industry, Hukum, Pemasaran,
Manufaktur, Hubungan masyarakat.
Dalam
WEC Masing-masing staf bertanggung jawab
untuk menyediakan saran bagi manajemen puncak perusahaan menurut bidangnya.
Disamping itu seluruh staf wakil presiden merupakan anggota komite pengambil
kebijaksanaan, pembuat keputusan tertinggi dalam perusahaan. Masing-masing
kantor staf memberikan saran kepada divisi operasi dan dalam beberapa peristiwa
kepada kantor staf lainnya. (sebuah contoh berikut merupakan saran dari staf
legal yang mungkin diberikan kepada staf keuangan berkenaan dengan
dijalankannya suatu kontrak). Dalam teori, setidaknya divisi operasi dapat
menerima atau menolak saran yang diberikan selama mereka melihatnya tepat.
Dalam banyak kasus tidak terdapat persyaratan formal bahwa divisi operasi harus
mencari saran dari staf pusat. Pada kenyataannya, bagaimanapun saran dari
kantor staf biasanya membawa kesungguhan dan manajer divisi jarang mengabaikan.
Kantor
staf memiliki tanggung jawab untuk mengkoordinasikan area kegiatan antar
divisi. Besarnya koordinasi berbeda, sangat tergantung pada ruang lingkup
kegiatan. Sebagai contoh staf keuangan jumlah terbesar dari koordinasi ini yang
dilakukan, sebab hal penting untuk membangun dan memelihara sebuah sistem
akuntansi dan pengendalian anggaran. Pada sisi yang lain, staf bidang hukum dan
hubungan publik tidak memiliki perwakilan secara langsung dalam aktivitas
divisi.
Dalam
Penyampaian Informasi, Pada awal musim semi setiap tahun, departemen anggaran
mengeluarkan instruksi dan jadwal untuk persiapan, peraturan, dan persetujuan
anggaran untuk tahun berikutnya. Karena yang diperhatikan dalam kasus ini
adalah anggaran staf administratif, deskripsi akan dibatasi pada sifat
penyampaian informasi oleh masing-masing staf administratif.
Dalam
Westport Electric Corporation harus menunjukkan informasi yang sama seperti jadwal
sebelumnya, kecuali bahwa informasi ini terbatas bagi komponen organisasi
tertentu. Tujuan skedul ini adalah untuk menunjukkan aktivitas mana yang sedang
meningkat, yang mana yang menurun, dan mana yang merupakan aktivitas baru yang
akan diusulkan.
Jadwal
ini sebenarnya sebuah surat yang disertakann pada proposal anggaran dan
menjelaskan alasan mengenai anggaran yang diusulkan. Penjelasan dibagi kedalam
kategori berikut: (1) Perubahan perekonomian (misalnya perubahan pada
tingkatan umum gaji dan bahan baku), (2). Peningkatan atau penurunan dalam
kegiatan yang ada, (3). Penambahan aktivitas baru dan penghapusan
aktivitas yang lama.
Fungsi
departemen anggaran dalam Westport Electric Corporation menjalankan anggaran staf administratif telah
menentukan jadwal yang disampaikan dan jadwal bagi pelaksanaannya
dan “untuk memeliharan kejujuran penyajian”. Dalam mengisi fungsi
terakhir, departemen anggaran menganalisis dan mengajukan serta meyakinkan
bahwa fakta-fakta dinyatakan dinyatakan secara benar. Misalnya, mereka
memeriksa untuk meyakinkan peningkatan yang sejalan dengan perubahan
perekonomian adalah kurang atau jika beberapa kegiatan yang ada
telah dihilangkan, mereka meyakinkan bahwa biaya kegiatan ini ditunjukkan
sebagai pengurangan sehingga penghematan biaya tidak dapat digunakan untuk
menyembunyikan peningkatan aktivitas lainnya.
Pada
tingkat divisi seharusnya Westport Electric Corporation melakukan analisis
anggaran memberikan pengaruh terhadap seluruh tingkat efisiensi yang
ditampilkan dalam anggaran operasi.